La scelta della  sede non è affatto una questione banale o di poco conto. Vi possono essere notevoli implicazioni di carattere strategico e operativo e possono scaturire vantaggi e opportunità non contemplati o valutati.

Cosa è la sede legale?

La  sede legale di una persona giuridica è di solito il luogo in cui si trova l’organizzazione amministrativa dell’impresa. Ogni impresa deve avere una ed una sola sede legale.

Quando e come si definisce la sede legale?

La  sede legale si definisce nell’atto costitutivo e va indicata anche nello statuto. Non vi è un preciso obbligo di indicare l’indirizzo ma solo il comune, questo ai fini della competenza del Registro imprese territorialmente competente. Il Registro Imprese è l’Anagrafe delle imprese

Si può cambiare la sede legale?

Certo la  sede legale può cambiare, e si può spostare in tutto il territorio italiano e anche all’estero. E’ importante che tale possibilità venga indicata in Atto in sede di costituzione.

La  variazione della sede legale è però una di quelle decisioni che incide ed impatta notevolmente sulla vita della società, ma soltanto se si cambia Comune. Vediamo pertanto quali sono le implicazioni nei due casi

Cambio Sede Legale semplificato

La  riforma del diritto societario entrata in vigore nel 2004 ha eliminato l’obbligo di indicare nell’atto costitutivo l’indirizzo completo della sede sociale (via e numero civico) limitandolo alla sola indicazione del Comune.

Di conseguenza, dal 2004, la variazione della sede legale all’interno dello stesso Comune non richiede più la modifica dell’atto costitutivo ed è quindi possibile effettuare questa modifica senza notaio e quindi senza convocazione di assemblea straordinaria e relativo verbale.

In questo caso  sarà comunque necessario notificare il cambio di sede legale all’Agenzia delle Entrate e alla Camera di Commercio di appartenenza (oltre a INAIL e INPS in caso di posizioni aperte); tali comunicazioni possono essere effettuate in un’unica soluzione tramite una sola segnalazione telematica al Registro delle Imprese.

Cambio sede legale in altro comune

L’intervento del  notaio è invece  necessario  per il trasferimento della sede legalein un altro Comune.

In questo caso vi dovrà essere una  convocazione di assemblea straordinaria, secondo le regole definite nello statuto, che delibererà il cambio di sede secondo maggioranze, anch’esse definite nello statuto.

Successivamente la procedura delle comunicazioni è identica al ambio sede nello stesso comune per la modifica della sede legale nell’ambito dello stesso Comune.

Dove conviene istituire una sede legale?

La  sede legale è il “centro degli affari” della società. Di conseguenza sarà il luogo presso il quale verrà notificata la corrispondenza legale.

Alcune società decidono di istituire la propria sede legale presso il proprio commercialista, presso un abitazione comune o, in altri casi, di istituire una sede legale virtuale, o presso un coworking

Implicazioni strategiche e operative della scelta della sede

La scelta della sede (in genere e non solo legale) può avere importati implicazioni di  natura strategica e operativa.

a)  Logistica, servizi, ecosistema. Così come per un impresa di trasporti marittimi è fondamentale scegliere una sede in prossimità di snodi autostradali e portuali, così per qualsiasi impresa è necessario scegliere una sede che garantisca la vicinanza e la prossimità a tutti i servizi e facilitatori del proprio business. Se parliamo di startup quindi ci riferiamo a tutti gli attori dell’ecosistema (incubatori, acceleratori, fornitori di servizi professionali, servizi bancari e finanziari, logistica, ecc.)

b)  Posizionamento. Esiste il concetto di posizionamento Paese e posizionamento Città. Quindi così come il brand Italia è riconducibile alla moda, turismo, agroalimentare ecc., e la Germania per la meccanica, anche in Italia esistono luoghi a vocazione brandizzata. Quindi istituire la propria sede in una città che di per se posiziona il business a livello eccellente può essere una scelta vincente.

c)  Agevolazioni. Al di la della moda spesso insensata di istituire la sede in Lituania, a Londra, in Svizzera, Olanda o San Marino, inseguendo vantaggi fiscali alla stregua di una multinazionale, va precisato che le agevolazioni previste per le startup innovative valgono solo per quelle che hanno la propria sede legale in Italia. Definito questo fondamentale aspetto, va poi precisato che a livello Nazionale le agevolazioni alle imprese e quindi anche alle startup sono definite nell’ambito dei Piani Operativi Regionali, e quindi attraverso bandi specifici. Per normativa comunitaria alcune Regioni hanno regimi di aiuti molto più vantaggiosi si in termini di intensità del contributo sia in termini di quota a fondo perduto. Va comunque precisato che le agevolazioni vengono richieste e attivate sia sulla sede legale che su quella operativa.

Sede operativa e Unità locali

Ci agganciamo immediatamente  all’ultimo periodo del punto precedente per parlare della o delle sedi operative e/o unità locali.

Qualsiasi società (anche in questo caso deve essere definito  nell’Atto Costitutivo) può istituire una o più sedi sul territorio. Tale scelta può essere frutto di una strategia di espansione del business o semplicemente una scelta di carattere strategico-operativo: svolgo effettivamente l’attività in Puglia, Calabria, Basilicata, ma è importante e conveniente avere la sede legale a Milano, quindi:

a)  Istituisco la sede legale a Milano anche con una semplice domiciliazione  per poter accedere a mutui, finanziamenti e finanza ordinaria a migliori condizioni rispetto al Sud;

b)  Istituisco la sede operativa nel luogo dove effettivamente svolgo l’attività, ho gli uffici operativi ed il personale, potendo accedere a bandi e agevolazioni (se sono al Sud) a condizioni migliori rispetto al Nord, ricordando che qualsiasi bando prevede le agevolazioni sulla sede operativa (o legale)  e comunque nel luogo dove saranno presenti gli assets agevolati.

 

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