Startup e adempimenti. Come ogni anno, con l’avvicinarsi della primavera, le Startup devono tirare le fila sui conti dell’esercizio appena concluso, dovendo programmare una serie di attività ed adempimenti tra i quali, la conferma dei requisiti e, se benefit, la redazione della relazione d’impatto.
Con il contributo di oggi definiamo una road map con un occhio al calendario.
Startup e adempimenti. Il bilancio
Entro il 30 aprile dovranno essere approvati i bilanci relativi all’esercizio 2021. Il bilancio d’esercizio è lo strumento, previsto dal codice civile, obbligatorio per le società di capitali, in cui deve essere rappresentata la situazione del 2021. Non è roba da commerciasti, da delegare al consulente che segue la contabilità. Partecipare alla sua redazione e capirne le logiche che la guidano è molto importante per gli imprenditori e gli amministratori di una società. A maggior ragione di una startup.
I numeri del conto economico e dello stato patrimoniale sono l’espressione del lavoro fatto su cui gettare le basi per lo sviluppo futuro, oltre a essere uno degli strumenti con cui la società dialoga con l’esterno (banche, investitori, ecc.).
Startup e adempimenti. il contenuto del bilancio
Per redigere il bilancio occorre innanzitutto partire da una situazione contabile aggiornata, iscrivendo tutti i vari costi di competenza (fatture da emettere e da ricevere, ratei, risconti ecc.). E fino a qui è il mestiere del consulente. Le startup devono poi prestare particolare attenzione a due altri aspetti. Il primo è la corretta gestione delle capitalizzazioni: occorre analizzare e capire quali costi devono essere “spesati” a conto economico e quali possono essere iscritti tra le immobilizzazioni, in modo tale che esplicheranno la loro utilità nel tempo attraverso il processo di ammortamento.
Per esempio, se nel 2021 mi sono concentrato sulla realizzazione della piattaforma web, attraverso cui veicolerò i servizi o i prodotti della mia attività i costi sostenuti per il suo sviluppo possono essere capitalizzati fra le immobilizzazioni immateriali. Stesso ragionamento possiamo fare per i costi di startup: la parcella del notaio, il costo per la redazione del business plan o per la analisi di mercato.
Capitalizzare un costo è sempre un’operazione da ponderare attentamente per l’impatto che tale scelta può avere negli esercizi successivi. Il codice civile e i principi contabili, infatti, prevedono che quel valore dovrà essere recuperato con i ricavi generati nel tempo.
Il secondo aspetto cui prestare attenzione è quello di descrivere in nota integrativa (o per le società più piccole che redigono il bilancio nel formato microimprese nelle annotazioni in calce allo stato patrimoniale) il requisito per cui nel 2021 possiamo qualificarci come startup innovativa. In particolare, chi ha avuto come requisito quello delle spese di ricerca e sviluppo (che ricordiamo devono essere superiore del 15% tra il maggiore tra costo e valore della produzione) deve descrivere precisamente le spese sostenute nel corso del 2021, indicando anche la sezione in cui sono state iscritte nel bilancio (costi per servizi, personale, immobilizzazioni, ecc.).
Startup e adempimenti. Le tempistiche del bilancio
Il bilancio deve essere approvato dall’assemblea dei soci entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, quindi entro il 30 aprile. Naturalmente per le società che hanno un consiglio di amministrazione il bilancio deve essere anche preliminarmente approvato da un’apposita seduta del consiglio almeno 15 giorni prima.
È possibile poi, qualora sia previsto dallo statuto e, di approvare il bilancio nel maggior termine di 180 giorni (quindi a fine giugno nel caso di esercizio coincidente con l’anno solare) qualora ricorrano particolari circostanze. Ricordiamo che negli statuti tipizzati delle startup costituite online questa clausola non viene citata quindi per loro questa facoltà non trova applicazione.
Bisogna poi anche tenere conto dei tempi statutari per le opportune convocazioni dei soci che devono partecipare alle assemblee.
Startup e adempimenti. La conferma dei requisiti
Entro 30 giorni dall’approvazione il bilancio deve essere depositato presso il registro delle imprese.
Le startup devono poi fare altri due adempimenti importantissimi la cui omissione pregiudica la possibilità di rimanere iscritti nella sezione speciale.
1) aggiornare il profilo sul portale startup.registroimprese.it, la cosiddetta vetrina startup. È un’attività che deve essere fatta dall’amministratore seguendo le istruzioni fornite. Senza questo primo step non sarà possibile finalizzare la pratica dei requisiti
2) compilare e firmare digitalmente (sempre a cura dell’amministratore) l’apposita dichiarazione di possesso dei requisiti. Il modello aggiornato lo potete prelevare qui.
3) predisporre l’adempimento presso il registro delle imprese depositando la dichiarazione firmata.
La dichiarazione di mantenimento dei requisiti deve essere depositata entro 30 giorni dalla data di approvazione del bilancio oppure entro 7 mesi dalla chiusura dell’esercizio, indipendentemente dal fatto che il bilancio sia stato approvato o meno
Maggiori approfondimenti procedurali li potete trovare qui.
Startup e adempimenti. La relazione d’impatto per le benefit
Le società benefit hanno l’obbligo di depositare insieme al bilancio la relazione di impatto.
Nella relazione devono esseri indicati almeno tre aspetti: 1) la descrizione degli obiettivi e della azioni attuate per il perseguimento del beneficio comune, 2) la valutazione dell’impatto generato utilizzando uno standard di valutazione “esterno” che comprende delle specifiche aree di analisi (governance, lavoratori, altri stakeholder, ambiente) 3) gli obiettivi da perseguire nell’esercizio successivo.
